Phân công nhiệm vụ

CHÁNH VĂN PHÒNG - ThS. PHẠM TRƯƠNG YẾN NHI

1. Phụ trách chung các mặt công tác của Văn phòng.

2. Phụ trách các công tác:

a) Văn thư cơ quan;

b) Lưu trữ cơ quan.

c) Kế hoạch, tổng hợp, thống kê: lịch công tác tuần của Trường; báo cáo và kế hoạch công tác của Trường hàng quí, năm/năm học; một số báo cáo cho cơ quan cấp trên theo yêu cầu; niên giám thống kê;

d) Quản lý phôi văn bằng, chứng chỉ;

e) Nhân sự; đánh giá, phân loại viên chức đơn vị;

f) Xây dựng KPIs đơn vị;

g) Tài chính, thi đua - khen thưởng của đơn vị.

3. Phụ trách Tổ Văn thư - lưu trữ.

PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG - TS.PHAN THỊ LUYỆN

1. Phụ trách công tác:

a) Đối ngoại: tham mưu phát triển quan hệ hợp tác đối ngoại; quản lý đoàn vào, đoàn ra; quản lý dự án và chương trình hợp tác;

b) Quản lý công tác kết nối và phục vụ cộng đồng;

c) Quản lý và điều phối sử dụng xa ô tô công.

2. Phụ trách Tổ Đối ngoại - phục vụ cộng đồng, Tổ Ô tô.

PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG - ThS. TRẦN THỊ BÍCH PHƯƠNG

1. Phụ trách công tác:

a) Đối ngoại: tham mưu phát triển quan hệ hợp tác đối ngoại; quản lý đoàn vào, đoàn ra; quản lý dự án và chương trình hợp tác;

b) Quản lý công tác kết nối và phục vụ cộng đồng;

c) Quản lý và điều phối sử dụng xe ô tô công.

2. Phụ trách Tổ Đối ngoại - phục vụ cộng đồng, Tổ Ô tô.

PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG - ThS. TRẦN THỊ BÍCH PHƯƠNG

1. Phụ trách công tác:

a) Truyền thông;

b) Định vị và quảng bá thương hiệu;

c) Quản trị trang thông tin điện tử và các trang mạng xã hội;

d) Quản lý Phòng truyền thống.

2. Phụ trách Tổ Truyền thông.

PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG - ThS. PHẠM THỊ MINH

1. Phụ trách công tác:

a) Hậu cần, phục vụ;

b) Quản lý phôi văn bằng, chứng chỉ đại học;

c) Quản lý quà tặng của Trường;

d) Quản lý tài sản, công cụ dụng cụ, văn phòng phẩm tại đơn vị;

e) Đảm bảo quy trình PDCA của đơn vị.

2. Phụ trách Tổ Hậu cần - phục vụ.

PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG - NGUYỄN HIỆP PHÚC

1. Phụ trách công tác:

a) Pháp chế đối với hoạt động của cơ sở giáo dục đại học;

b) Tuyên truyền, phổ biến giáo dục pháp luật;

c) Bảo vệ cơ quan; an ninh, an toàn trường học.

2. Phụ trách Tổ Pháp chế, Tổ Bảo vệ.

PHÂN CÔNG NHIỆM VỤ VIÊN CHỨC

Stt	Công việc	Phụ trách/ thực hiện
I	VĂN THƯ, LƯU TRỮ	Phạm Trương Yến Nhi
1	Quản lý công văn đi của Trường	Ngô Thị Thúy Hằng
2	Quản lý con dấu Trường	Ngô Thị Thúy Hằng
3	Cập nhật văn bản quản lý lên hệ thống	Ngô Thị Thúy Hằng
4	Quản lý công văn đến của Trường	Trương Quỳnh Trang
5	Nhận và gửi bưu phẩm	Trương Quỳnh Trang
6	Lưu trữ cơ quan	Lê Thị Hoàng My
7	Văn thư, giúp việc cho Hội đồng trường	Lê Thị Hoàng My
II	KẾ HOẠCH, TỔNG HỢP	Phạm Trương Yến Nhi
1	Làm lịch công tác tuần	Phạm Trương Yến Nhi
2	Tổng hợp báo cáo và kế hoạch công tác của Trường hàng quí, năm, năm học	Phạm Trương Yến Nhi Huỳnh Nguyễn Thanh Tâm
3	Tổng hợp và phát hành Niên giám thống kê	Phạm Trương Yến Nhi Trần Thị Bích Phương Đỗ Thùy Trang Lê Thị Hoàng My
4	Tổng hợp báo cáo cho cơ quan cấp trên và ngoài Trường	Chánh/ Phó CVP theo phân công cụ thể
5	Lập kế hoạch tổ chức các sự kiện chung do Văn phòng làm đầu mối	Phạm Trương Yến Nhi
6	Tổng hợp báo cáo cho Hội đồng trường hàng quí	Phạm Trương Yến Nhi
7	Ghi biên bản họp các nội dung do VP phụ trách	Phó CVP theo lĩnh vực
III	ĐỐI NGOẠI	Phan Thị Luyện
1	Tham mưu xây dựng phương hướng, kế hoạch trong lĩnh vực đối ngoại	Phan Thị Luyện
2	Phát triển quan hệ hợp tác đối ngoại	Phan Thị Luyện
3	Quản trị, theo dõi cập nhật website Tiếng Anh	Phan Thị Luyện Nguyễn Quốc Bảo Nguyễn Thị Thanh Thảo
4	Quản lý đoàn vào hợp tác	Quảng Thùy Anh Nguyễn Quốc Bảo
5	Quản lý đoàn ra hợp tác	Quảng Thùy Anh

Stt	Công việc	Phụ trách/ thực hiện
		Huỳnh Kim Hiệu
6	Theo dõi, quản lý MOUs trong nước	Nguyễn Thị Lệ Thu
7	Ghi biên bản họp liên quan đến hoạt động đối ngoại	Quảng Thùy Anh
8	Thực hiện công tác văn thư cho tổ đối ngoại, tổng hợp điểm cộng trừ PLVC liên quan đến lĩnh vực đối ngoại	Quảng Thùy Anh
9	Quản lý chương trình và dự án hợp tác	Lê Thanh Vĩnh Tuyên
10	Tìm kiếm thông tin học bổng để thông tin đến giảng viên và người học	Nguyễn Thị Thanh Thảo
IV	TRUYỀN THÔNG VÀ QUẢN TRỊ THƯƠNG HIỆU	Trần Thị Bích Phương
1	Tham mưu xây dựng chiến lược truyền thông và quản bá thương hiệu Trường	Trần Thị Bích Phương
2	Xây dựng kế hoạch truyền thông năm, quý, tháng	Trần Thị Bích Phương
3	Điều phối hoạt động Phòng truyền thống số, triển khai lịch sử số CTUMP	Trần Thị Bích Phương
4	Quản lý Fanpage, Youtube, Tik tok Trường	Trần Thị Bích Phương
5	Xây dựng và duy trì quan hệ với cơ quan truyền thông ngoài Trường	Trần Thị Bích Phương
6	Quản lý và vận hành Studio	Trần Thị Bích Phương
7	Theo dõi và xử lý khủng hoảng truyền thông	Trần Thị Bích Phương
8	Quản lý đội cộng tác viên truyền thông	Trần Thị Bích Phương
9	Truyền thông sự kiện: Lập kế hoạch truyền thông sự kiện theo timeline (trước - trong - sau); Ghi hình, chụp ảnh, viết tin bài, đăng tải fanpage, website; Lưu trữ hình ảnh, video, gắn tag, phân loại theo chuẩn chung; Truyền thông tuyển sinh.	Đỗ Thùy Trang
10	Sản xuất nội dung số: Thiết kế ấn phẩm (poster, ảnh bài viết, video ngắn, intro/outro); Phối hợp sản xuất các ấn phẩm truyền thông tuyển sinh, văn nghệ, hợp tác…	Đỗ Thùy Trang
11	Quản lý các kênh mạng xã hội: Quản trị nội dung trên kênh Tiktok Trường; Lập lịch đăng bài, caption, kiểm duyệt và phản hồi bình luận; Theo dõi tương tác, đề xuất chủ đề nổi bật hàng tháng.	Đỗ Thùy Trang
12	Quản trị website Trường:	Đỗ Thùy Trang

Stt	Công việc	Phụ trách/ thực hiện
	Cập nhật bài viết, hình ảnh, thông báo trên website chính; Giám sát chất lượng nội dung, link liên kết, file đính kèm; Hỗ trợ các đơn vị cập nhật thông tin đúng quy chuẩn, định dạng.
13	Quản lý Phòng truyền thống số: Lưu trữ, số hóa, phân loại kho hình ảnh, video, tài liệu truyền thông; Cập nhật dữ liệu cho Phòng truyền thống số, timeline lịch sử CTUMP; Phối hợp phỏng vấn, biên tập tư liệu nhân vật, sự kiện tiêu biểu.	Đỗ Thùy Trang
14	Quản lý nhận diện thương hiệu: Kiểm tra và hướng dẫn các đơn vị sử dụng bộ nhận diện đúng quy chuẩn; Thiết kế/ kiểm duyệt logo, màu sắc, font chữ, biểu mẫu, backdrop… Hỗ trợ chỉnh sửa tài liệu truyền thông, trình chiếu trong sự kiện.	Lê Thị Hoàng My
15	Cập nhật màn hình Tivi truyền thông: Thiết kế slide chạy thông báo sự kiện, video ngắn, lịch công tác tuần; Quản lý thời lượng hiển thị, kiểm tra độ hiển thị đúng điểm đặt màn hình; Đồng bộ nội dung với Fanpage và Website Trường	Lê Thị Hoàng My
V	PHỤC VỤ CỘNG ĐỒNG	Phan Thị Luyện
1	Quản lý công tác kết nối và phục vụ cộng đồng	Phan Thị Luyện
2	Theo dõi, tổng hợp báo cáo về phục vụ cộng đồng	Nguyễn Thị Lệ Thu
3	Tổ chức họp mặt Tết	Phạm Trương Yến Nhi
4	Tổ chức đi chúc Tết (các BVTH, cơ quan, lãnh đạo nghỉ hưu)	Phan Thị Luyện
5	Tổ chức đi chúc mừng các cơ quan nhân các dịp lễ, ngày kỷ niệm…	Phan Thị Luyện Phạm Thị Minh Trần Thị Bích Phương
VI	PHÁP CHẾ	Nguyễn Hiệp Phúc
1	Lập kế hoạch và triển khai các hoạt động pháp chế đối với hoạt động của cơ sở giáo dục đại học theo qui định	Nguyễn Hiệp Phúc Huỳnh Nguyễn Thanh Tâm
2	Tuyên truyền, phổ biến giáo dục pháp luật	Nguyễn Hiệp Phúc Huỳnh Nguyễn Thanh Tâm

Stt	Công việc	Phụ trách/ thực hiện
3	Tư vấn về những vấn đề pháp lý liên quan đến các hoạt động của Trường theo đúng pháp luật hiện hành	Nguyễn Hiệp Phúc Huỳnh Nguyễn Thanh Tâm
4	Góp ý về mặt pháp chế, hình thức văn bản đối với các dự thảo văn bản của Trường	Nguyễn Hiệp Phúc Huỳnh Nguyễn Thanh Tâm
5	Rà soát, đảm bảo tính hệ thống của văn bản Trường; Rà soát và đánh giá hiệu quả của văn bản quản lý nội bộ	Nguyễn Hiệp Phúc Huỳnh Nguyễn Thanh Tâm
VII	KHÁNH TIẾT, HẬU CẦN, PHỤC VỤ	Phạm Thị Minh
1	Thông báo các ngày nghỉ lễ, tết	Phạm Thị Minh
2	Tổ chức tiếp khách đến Trường vào các dịp lễ, tết	Phạm Thị Minh
3	Cấp giấy đi đường, giấy giới thiệu	Nguyễn Thị Lệ Thu
4	Đặt mua vé máy bay cho lãnh đạo, quản lý đi công tác	Lê Thị Hoàng My
5	Đặt hoa, điện hoa	Nguyễn Thị Lệ Thu
6	Quản lý quà tặng	Phạm Thị Minh Nguyễn Thị Lệ Thu Phan Nữ Hồng Bản Linh
7	Khánh tiết, hậu cần, các buổi họp thường xuyên	Nguyễn Thị Lệ Thu Phan Nữ Hồng Bảo Linh
8	Chuẩn bị tài liệu họp (khi cần)	Nguyễn Thị Lệ Thu
9	Quản lý các phòng họp	Phạm Thị Minh
10	Vệ sinh phòng lãnh đạo, phòng họp, các phòng khách	Trần Thị Lệ Hồng
11	Quản lý dụng cụ phục vụ hậu cần	Phạm Thị Minh Phan Nữ Hồng Bản Linh Trần Thị Lệ Hồng
VIII	QUẢN LÝ PHÔI VBCC	Phạm Trương Yến Nhi
1	Quản lý phôi văn bằng, chứng chỉ đại học	Phạm Thị Minh Trương Quỳnh Trang
2	Quản lý phôi văn bằng, chứng chỉ sau đại học	Ngô Thị Thúy Hằng
IX	QUẢN LÝ SỬ DỤNG XE Ô TÔ CÔNG	Phan Thị Luyện
1	Duyệt giấy đăng ký sử dụng xe công, điều phối sử dụng
2	Quản lý, chấm công NV lái xe
X	BẢO VỆ CƠ QUAN, AN NINH, TRẬT TỰ	Nguyễn Hiệp Phúc
1	Sắp xếp, quản lý lịch trực của Tổ Bảo vệ; Chấm công nhân viên bảo vệ
2	Kiểm tra, giám sát thường xuyên công tác bảo vệ, đảm bảo an ninh, an toàn; Kịp thời xử lý các tình huống mất trật tự tại Trường
3	Rà soát các điều kiện vật chất đảm bảo trật tự, an ninh an toàn cho Trường

Stt	Công việc	Phụ trách/ thực hiện
4	Giám sát các khu vực bãi đỗ xe cho viên chức, người lao động, bố trí khu vực bãi xe khách đến làm việc
5	Thường xuyên kết nối công an địa phương, tăng cường quản lý an ninh trật tự trong Trường khi có tổ chức sự kiện
6	Theo dõi và đăng ký cơ quan an toàn hàng năm
XI	THƯ KÝ BAN GIÁM HIỆU	Thạch Quí Long
1	Dự các buổi họp BGH chủ trì, ghi nhận ý kiến chỉ đạo của BGH và nhắc việc các đơn vị thực hiện; đôn đốc và báo cáo tiến độ thực hiện
2	Làm lịch riêng cho BGH và nhắc lịch
3	Tiếp nhận đăng ký làm việc với BGH và bố trí họp
4	Viết nội dung phát biểu cho BGH tại các hội nghị, lễ…
5	Chuẩn bị các thủ tục, hậu cần cho BGH đi công tác
6	Chuẩn bị tài liệu, dụng cụ cần thiết… cho BGH họp; phối hợp bố trí phòng họp
7	Quản lý tài sản, sắp xếp phòng làm việc của BGH
XII	CÔNG VIỆC CỦA ĐƠN VỊ
1	Văn thư đơn vị	Lê Thị Hoàng My
2	Xây dựng KPIs, PIs	Chánh và Phó Chánh VP
3	Tổng hợp Báo cáo quí, năm; KH quí, năm	Huỳnh Nguyễn Thanh Tâm
4	Tổng hợp điểm đánh giá, phân loại viên chức	Lê Thị Hoàng My
5	Quản lý website đơn vị	Lê Thị Hoàng My
6	Dự trù, đề nghị mua sắm văn phòng phẩm	Nguyễn Thị Lệ Thu
7	Quản lý tài sản: Phòng lãnh đạo Phòng họp Đơn vị Tổng hợp, kiểm kê	Thạch Quí Long Phạm Thị Minh Viên chức từng phòng Huỳnh Nguyễn Thanh Tâm
8	Đảm bảo và duy trì 6S + 3R	Phạm Thị Minh
9	Đảm bảo thực hiện quy trình PDCA và báo cáo	Lê Thị Hoàng My tổng hợp + cá nhân theo lĩnh vực
10	Báo cáo tự đánh giá và cung cấp minh chứng	Viên chức theo nhiệm vụ
11	Đăng ký lịch công tác	Lê Thị Hoàng My Quảng Thùy Anh Trương Quỳnh Trang Thạch Quí Long
12	Quản lý công cụ dụng cụ phục vụ hậu cần, khánh tiết	Phạm Thị Minh Phan Nữ Hồng Bảo Linh Trần thị Lệ Hồng