Đại diện Tổ chức Group Health Global Health gồm 02 thành viên: Bác sỹ Robert Gertler và Cô Lý Thị Phương Ánh. Chủ trì cuộc họp là PGs.Ts. Phạm Thị Tâm, Phó Hiệu trưởng Trường ĐHYDCT, cùng sự tham gia của đại diện Ban Giám đốc Bệnh viện Trường, Khoa Y, Khoa Răng Hàm Mặt, đại diện các bộ môn liên quan: Ngoại, Chấn thương Chỉnh hình, Gây mê Hồi sức và Phòng NCKH-QHQT. 

Đoàn bác sĩ phẫu thuật từ London, Anh và Seattle, Hoa Kỳ dự kiến sang phẫu thuật cùng với bác sĩ của Trường từ ngày 02-08/11/2014. Có tổng số 206 trẻ em đăng ký tham gia trên tổng số 220 trẻ được khám sàng lọc vào tháng 08-09/2013. Kế hoạch cụ thể về phẫu thuật, khám trước mổ và chăm sóc sau mổ đã được hai bên thảo luận và thống nhất.